ARTICLE D’EXPERT – Par Marie-Pierre Ousset, Consultante RH – Maîtrise de l’Absentéisme, chez GAC Group

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Comment se calcule l’absentéisme concrètement ?

Le taux d’absentéisme se calcule par le rapport entre le nombre de jours d’absences (ou d’heures) pendant une période et le nombre de jours de travail théoriques (ou d’heures) pendant la même période, sur le même périmètre.

Une des (nombreuses) difficultés avec l’indicateur de l’absentéisme est sa dimension synthétique.

Comme tout indicateur, il est important de savoir ce qu’il recouvre, comment il est calculé, ce qu’il englobe et exclut. Il est très facile sinon de comparer ou d’additionner « des choux et des carottes ». Un indicateur est toujours matière à débat ; il oriente les comportements, il peut être le point d’appui d’une politique menée d’où l’importance des choix à opérer pour délimiter son périmètre.

Pour ce faire, les éléments à prendre (ou pas) en compte se distinguent pour nous selon la ligne de fracture : l’entreprise en subit-elle des impacts négatifs maîtrisables ou pas ?

Qualifier d’absentéisme les seules absences maîtrisées, liées à la politique menée, à l’organisation du travail, aux modes relationnels revient à faire le choix de les intégrer dans le périmètre de calcul de ce qui est « compressible » et d’exclure les autres. Mais ce parti pris doit être mis en débat en interne.

En effet, toutes les absences ne sont pas de « l’absentéisme » : celles qui sont prévisibles par leur régularité ou qui s’appuient sur des droits sociaux (formation, heures de délégation,…) ne sont pas « compressibles » et ne doivent pas être intégrées dans le taux d’absentéisme, selon nous.

A l’opposé, les absences que nous préconisons d’intégrer et de suivre sont celles qui sont évitables et qui perturbent l’activité, reliées, même indirectement, aux conditions de travail et à l’organisation du travail : les arrêts pour maladies ordinaires, les accidents de travail, les maladies professionnelles, les accidents de trajet, les absences injustifiées, les absences non autorisées…

Comment gérer ce sujet stratégique pour votre entreprise ?

La démarche la plus adaptée : gérer l’absentéisme dans la durée, en mode itératif et co-construit

Elle se décline en trois grandes phases :

1. Mettre en place une gouvernance pour un projet partagé 

Il s’agit de mettre en place un comité de pilotage de projet, un groupe projet et/ou de suivi de projet selon le périmètre défini et un ou plusieurs groupes de travail en fonction de ce qui ressortira du diagnostic.

Cette phase permettra d’engager les décideurs de votre entreprise, ce qui contribue à la réussite des actions à mener sur le court, moyen et long terme. Elle permet de fait de s’assurer que ces actions sont en phase avec la stratégie suivie, les moyens disponibles et la temporalité des projets de l’entreprise.

2. Analyser le travail et réaliser un diagnostic quantitatif et qualitatif partagé sur l’absentéisme

Il s’agira en premier lieu de chiffrer votre absentéisme sur plusieurs années (trois en général) pour la prise de recul et d’en faire une restitution à partir de vos données sociales : qui ?, quoi ?, où ?, quand ?…  L’objectif étant de faire ressortir les principaux marqueurs : taux, fréquence, saisonnalité, caractéristiques, analyse croisée avec les données démographiques (statut, âge, ancienneté, genre…) et organisationnelles (direction, département, service, business unit…). Cette étape de chiffrage permet souvent des prises de conscience et un élargissement de perspectives, ce qui peut être le préalable à la définition et à la mise en œuvre d’une stratégie pour agir sur l’absentéisme.

Ensuite, il s’agira de faire un lien entre ces éléments et ce qui se passe concrètement dans les situations de travail (observations in situ et entretiens) et de comprendre les causes réelles de l’absentéisme (questionnaires et/ou entretiens individuels et/ou collectifs). Il peut être inapproprié de réaliser les observations, les questionnaires et les entretiens par des personnes de l’entreprise (besoin de recourir à des tiers) pour des raisons de confiance, de confidentialité et de préservation de l’anonymat. Cette étape vise à reconnaitre que les experts qui connaissent le travail, ses ressources et ses contraintes sont les acteurs eux-mêmes (managers et employés) : le problème est dans le travail, les solutions aussi.

Et enfin, partager cette compréhension avec le comité de pilotage, les salariés et leurs représentants pour la valider, l’amender et/ou la compléter.

3. Co-construire et accompagner le changement sur le moyen-long terme avec des groupes de travail

Les solutions sont dans le travail : ce sont aux acteurs concernés ou impliqués de les discuter entre eux. Il n’y a pas UNE solution miracle qui résoudrait tout. Il y a des solutions possibles à discuter ensemble, des logiques à l’œuvre différentes à accorder entre les parties prenantes, de la coopération et des liens entre ces acteurs à développer. En effet, l’intelligence n’est pas que singulière, elle se décline aussi (et peut-être surtout) de manière collective. « L’intelligence de ces compromis », trouvés ensemble, se construit dans ces groupes de travail.

 Les moyens engagés, la temporalité nécessaire, la conformité à la politique suivie, engagés par les propositions du groupe de travail peuvent nécessiter, pour la poursuite des travaux, des arbitrages intermédiaires du comité de pilotage.

Le sujet de la communication fait partie intégrante du projet à toutes ses phases et toutes ses étapes : communication interne, externe, formelle, opérationnelle et informelle. C’est notamment un beau sujet de dialogue social !

L’approche préconisée : du pragmatisme

L’analyse des causes de l’absentéisme reste délicate et demande professionnalisme, rigueur et humilité, alors qu’elle conditionne la pertinence des actions à mettre en œuvre pour le réduire.

L’absentéisme est avant tout à prendre comme un signal d’alerte qui manifeste des effets provoqués par les réalités vécues des situations et de l’organisation du travail et par la façon dont le travail est managé. Dès lors, comprendre ses caractéristiques et ses manifestations – au plus près du terrain – permet d’agir efficacement sur les mécanismes qui conduisent un ou des salariés à s’absenter.

Voici par exemple quelques actions qui ont permis d’agir sur l’absentéisme (de manière multi factorielle) :

• Pratiques managériales et organisation du travail :
• Ateliers de co-développement entre managers de proximité pour partager des retours d’expérience sur la gestion de ses équipes
• Formation à la conduite d’entretien et notamment à la conduite d’entretiens de retour d’absence pour mieux gérer la réintégration et la reprise de poste
• Révision des modalités de recours à l’intérim (motif, durée du contrat, affectation aux équipes) à partir des retours des salariés qui les accueillent (et les forment) dans les services
• Communication :
• Organiser des communications pour expliquer les orientations stratégiques, présenter une nouvelle offre/service/produit…
• Organiser des temps d’échanges pour expliquer chaque décision plutôt que de procéder par affichage
• Conditions et environnement de travail
• Mettre en place un groupe de travail avec les parties prenantes avant toute modification de l’espace de travail ou tout investissement en nouveaux matériels/logiciels
• Engagement/motivation
• Instaurer plus de moments de convivialité macro et micro (fêter les réussites, fêter les moments clés du service ou de l’entreprise)
• Equilibre vie professionnelle/personnelle
• Elaboration de règles « pratiques de déconnexion » et suivi de leur mise en œuvre.

L’aide précieuse de la business intelligence (informatique décisionnelle)

La business intelligence (ou informatique décisionnelle en français) permet de stocker d’importants volumes de données, dont la qualité et le format sont vérifiés. Ces données ont vocation à être distribuées à des utilisateurs en fonction de leurs besoins via un outil adapté.

La finalité pour l’utilisateur est de pouvoir exploiter facilement les informations disponibles et d’être en mesure d’améliorer sa capacité à prendre des décisions pertinentes dans son activité. L’outil lui permet d’analyser les données plus aisément, en les restituant sous une forme accessible et plus intuitive pour lui.

Or, un des freins au suivi de l’absentéisme et donc à l’efficacité des politiques entreprises pour le maîtriser est le temps que prend la gestion de toutes les données d’absence (date de début, de fin, motif, par salarié en croisant avec des données démographiques et organisationnelles). Cette gestion recouvre la fréquence de la collecte et du suivi (une fréquence mensuelle est souhaitable pour pouvoir rectifier et agir le plus rapidement possible), le traitement et la consolidation de ces données.

Mais, pour vous aider à générer ces indicateurs, GAC Group s’est doté d’un outil de business intelligence avec un masque de cartographie de restitution des résultats chiffrés qui permet la représentation et la visualisation des données sous forme de tableaux ou graphiques comme suivi d’indicateurs.

Conclusion

Et si finalement l’absentéisme au sein de son organisation n’était pas une fatalité ?

Si vous arrivez à cette conclusion à la lecture de cet article : faites-le nous savoir, cela nous fera plaisir de partager ce point de vue !

Développer la qualité de vie au travail et gérer l’absentéisme de manière itérative, participative, préventive, agile et le plus automatisée possible d’un point de vue de traitement des données d’absences vous permet en même temps de répondre à votre responsabilité sociale et de vous concentrer sur des aspects à plus grande valeur ajoutée.

 

 

Afin de compléter cet article, nos consultants en performance RH animent un webinar sur cette thématique.

Rendez-vous le 6 décembre 2018 à 11h30. Inscription ici.