LA BDES (base de données économiques et sociales) est une obligation légale depuis 2013. Les employeurs doivent produire cette base de données économiques pour la direction, les ressources humaines, le service financier et tous les membres du CSE et les délégués syndicaux dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés. C’est un outil indispensable du dialogue social.
Objet et obligation légale de la BDES
Depuis 2013, de nombreuses évolutions législatives contraignent les employeurs à produire davantage d’informations. La dernière avancée déterminante a eu lieu en 2018 avec l’obligation d’intégrer le contenu du bilan social. Celui-ci oblige à renseigner des informations plus précises en termes d’indicateurs. Ceux-ci auparavant étaient au libre choix de l’employeur qui pouvait choisir les différents indicateurs d’effectifs pour alimenter les thématiques relatives à l’investissement social.
Elle rassemble les informations sur les grandes orientations stratégiques (économiques et sociales) de l’entreprise. La base de données comprend des mentions obligatoires qui varient selon l’effectif de l’entreprise.
La BDES sert à préparer les consultations récurrentes du comité social et économique. Voir quelles sont les conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences mais également sur l’organisation du travail sont d’une importance significative pour les partenaires sociaux …
La 1ère était celle concernant la stratégie de l’entreprise. Depuis, il y a eu un élargissement à d’autres consultations : consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise et celle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi. Il y a 3 consultations annuelles importantes donc la BDES sert de support à toutes ces consultations.
C’est une obligation légale et l’employeur doit mettre cette BDES à disposition du CSE ou des représentants/délégués du personnel. Son contenu peut éventuellement varier selon que l’effectif est inférieur ou pas à 300 salariés. Il faut savoir que ces obligations sont plus contraignantes pour celles de plus de 300 salariés puisqu’il y a plus d’indicateurs.
Entreprises concernées et accords d’entreprises
Les entreprises concernées par cette obligation sont celles qui emploient plus de 50 salariés (qui sont donc tenues de mettre en place un CSE). Les effectifs sont calculés au niveau global de l‘entreprise (précision importante notamment pour les entreprises à établissements multiples).
La possibilité offerte par les textes est d’aménager le contenu de la BDES à travers un accord d’entreprise. En effet, depuis 2 ans les pouvoirs publics et le gouvernement encouragent à une négociation avec les représentants du personnel pour adapter le contenu de la BDES. Il y a cependant une obligation d’information sur certaines thématiques et plus de liberté d’adaptation au niveau des indicateurs puisqu’il n’y a pas d’obligations de coller aux dispositions du code du travail.
Le contenu de la BDES doit porter sur l’année en cours et les 2 années précédentes (par ex. pour 2020, vous devez alimenter la BDES avec les données 2020, 2019 et 2018). Vous devez également faire figurer les prospectives de chaque thématique des 3 années suivantes (2021 à 2023) afin de signaler quelles sont les perspectives de l’entreprise.
Accès et confidentialité de la base
Tout d’abord l’employeur conçoit, met en place et maintient à jour la BDES. Il en fixe également les conditions de consultation, d’utilisation et d’actualisation. Idéalement, cette BDES doit être alimentée une fois par an mais les textes officiels ne précisent rien de façon formelle. Néanmoins, nous vous conseillons de le faire de façon trimestrielle (a minima pour les entreprises de plus de 300 salariés, censées consulter chaque trimestre les partenaires sociaux).
La mise en place de la BDES peut prendre plusieurs formes : classeur papier, fichier excel, support informatique via une gestion électronique de documents (GED), outil de business intelligence (BI), extension de la paie…
L’accès à la base est donné uniquement aux partenaires sociaux et délégués syndicaux. L’habilitation est également obligatoire.
Enfin, l’obligation de discrétion s’impose aux utilisateurs de la BDES : la base doit rester confidentielle pour le reste des salariés qui ne peuvent pas y avoir accès.
Contenu et règles de fonctionnement
Le contenu et les règles de fonctionnement sont définies dans les textes. L’architecture et les grandes thématiques de la BDES sont également imposées. Ce sont celles qui portent sur les problématiques sociales :
- Investissement social, matériel et immatériel : portent sur les effectifs : CDI / CDD / Contrats / Contrats aidés…
- Indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (inclut l’index qui est obligatoire depuis janvier 2019) : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d’administration
- Indicateurs de type financier : Fonds propres, endettement
- Eléments de rémunération des salariés et dirigeants
- Activités sociales et culturelles
- Flux financiers à destination de l’entreprise
- Partenariats
- Transferts commerciaux et financiers entre entités d’un même groupe
Dans le cadre d’un accord collectif avec les partenaires sociaux, il est possible d’exclure les 2 dernières thématiques. Au sein de chaque thématique, les indicateurs qui sont listés dans le code du travail peuvent être modifiés.
En l’absence de base de données unique, l’employeur est coupable de délit d’entrave, passible d’une amende de 7.500 €.
Contexte de la mise en œuvre de la BDES
Quelques éléments de marché ressortent concernant la mise en œuvre de la BDES :
- L’impact COVID : Tension et appréhension des IRP génèrent un besoin pressant d’actualisation des données BDES pour une meilleure visibilité de la situation de la structure
- Surcharge de travail liée au contexte : les services en charge de produire la BDES ont énormément de travail du fait du COVID et de l’activité classique et ont souvent un manque de temps, de ressources et d’outils pour être en capacité de produire la BDES
- Pratique des structures : un grand nombre d’entreprises n’a pas forcément intégré les dernières évolutions réglementaires de 2018 et notamment tous les items qui devraient être contenus dans la BDES. La pression croissante sur certaines structures au niveau des IRP sur les informations données par l’entreprise fait qu’il est essentiel d’avoir une BDES bien renseignée afin d’éviter les tensions sociales.
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