Guide CIR du MESR 2023 : nouvelles recommandations pour constituer le dossier justificatif et précisions sur les agréments

Le millésime 2023 du Guide CIR du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche (MESR), a été publié en fin d’année 2023.

Le Guide CIR 2023 est un support élaboré conjointement par le MESR et les services de l’administration fiscale. Bien qu’il n’ait pas de valeur légale ou règlementaire, il apporte des précisions intéressantes sur l’interprétation par le ministère des dispositions liées au Crédit d’Impôt Recherche (CIR). 

Sur la forme, cette nouvelle édition se veut intuitive. Le support se modernise grâce à l’addition de QR Code qui permettent de naviguer simplement entre les différents supports auxquels fait référence le guide (BOFIP, formulaires, liens vers des sites officiels…).

Sur le fond, le Guide CIR 2023 nous apporte des précisions sur la partie dédiée aux agréments ainsi que des recommandations pour la constitution des dossiers justificatifs.

Nos experts en fiscalité de l’innovation ont analysé ces différents points du Guide CIR 2023 ainsi que les subtilités du texte.

Sommaire de l'article :

Activités de R&D éligibles : quelles sont les recommandations du Guide CIR 2023 ?

Définition de l’activité R&D et les critères du Manuel de Frascati

De maigres précisions relatives aux cinq critères du Manuel de Frascati font leur apparition dans le Guide CIR 2023. Les critères de ce manuel permettent de qualifier une activité de R&D (Recherche et Développement).

Le Guide CIR 2023 du MESR définit en quelques mots chacun des cinq critères :

  • La nouveauté est définie comme « viser à obtenir des résultats nouveaux »
  • La créativité doit « reposer sur des notions et hypothèses originales et non évidentes »
  • L’incertitude doit « revêtir un caractère incertain sur le résultat final »
  • La systématicité doit « s’inscrire dans une planification et une budgétisation »
  • La transférabilité doit « déboucher sur des résultats qu’il est possible de reproduire ».

Bien que ces précisions n’apportent que peu d’informations, elles ont le mérite de préciser un peu plus les attentes du ministère. Nous regrettons le manque d’illustration de chacun des critères.

Documentation indispensable des indicateurs de R&D

Cette édition du Guide CIR 2023 ajoute un encadré pour préciser ce qu’il entend par indicateurs de R&D :

« Lorsque l’opération de R&D a donné lieu à une action pouvant être considérée comme un indicateur de recherche, celle-ci doit être démontrée dans le dossier justificatif par un résumé succinct ou des liens internet (vers un projet européen, une base de données de brevets, un acte de colloque des proceedings, etc.) ou un document joint en annexe (publication en format PDF, contrat CIFRE, contrat de collaboration de recherche, contrat ANR, etc.) ».

Le ministère souhaite ainsi que les indicateurs de R&D soient documentés et non simplement cités dans les dossiers justificatifs.

A titre d’exemple : Publication internationale (indicateur fort) > Projet en collaboration avec un sous-traitant agréé (indicateur faible/moyen)

Elargissement de la notion de « développement à titre expérimental »

En ce qui concerne les productions à titre d’essai, le millésime 2023 du Guide CIR ajoute que :

« Les travaux consistant à réaliser une transposition industrielle sur une installation-pilote dédiée ou sur une ligne de production temporairement affectée au projet peuvent constituer des activités de R&D. »

Cette précision a le mérite d’élargir la notion de « développement à titre expérimental ». Cela pourrait permettre d’élargir le spectre des activités valorisables dans le cadre du développement expérimental et de façon plus large au crédit d’impôt.

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Justification des dépenses de personnel : le Guide CIR 2023 mentionne l’importance des CV et temps passés par opération R&D

Le ministère précise les données attendues dans le dossier justificatif des entreprises au sujet des conditions d’éligibilité du personnel pour chaque opération.

Ces données sont présentées en annexe du Guide CIR 2023 :

En plus d’identifier précisément le personnel, le ministère demande de décrire le rôle de chacun dans l’opération de R&D (compétences, tâches scientifiques et techniques précisément accomplies pour participer à la levée des verrous). Il est également indispensable de pourvoir fournir, pour chaque demande de l’administration, tous les justificatifs nécessaires (diplômes, CV et fiches de poste).

Dans le Guide CIR 2023, il est précisé qu’il faudra justifier, en plus :

  • le diplôme le plus élevé avec l’année d’obtention et l’établissement qui l’a délivré
  • la fiche de poste associée à la fonction occupée
  • le temps passé sur l’opération R&D

Certains de ces éléments étaient déjà demandés, mais dans la synthèse de calcul proposée par le MESR.

Cette granularité s’inscrit dans la continuité des contrôles fiscaux que nous avons suivi ces derniers temps. L’accent est mis sur le rôle de chaque employé. Il faut être en mesure de cerner la contribution réelle de chacun des salariés aux travaux de R&D. Cette contribution doit être en adéquation avec la fonction, le rôle ainsi que le diplôme de la personne.

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Positionnement du Guide CIR 2023 sur les prêts à taux zéro

Le nouveau Guide CIR 2023 supprime le paragraphe relatif à la Jurisprudence de la CAA de Marseille du 17/11/2019, n°17MA00208, qui considère que les prêts à taux zéro (PTZ) pour l’innovation accordés par Bpifrance (anciennement OSEO) constituent des subventions publiques.

Néanmoins, il est précisé que la position du ministère qui consiste à exiger la déduction du PTZ du CIR du contribuable reste inchangée.

Quand déclarer votre CIR 2023 ?

Cette année les entreprises devront déposer leur déclaration de CIR 2023 jusqu’au 3 mai 2024.

Ainsi, pour une entreprise ayant un exercice ouvert entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2023 :

« le CIR est calculé sur l’année civile indépendamment de l’exercice fiscal de l’entreprise. L’entreprise déposera sa déclaration de CIR de l’année 2023 en même temps :

  • Que la déclaration de son résultat pour les entreprises individuelle, au plus tard au 3 mai 2024
  • Que son relevé de solde pour les entreprises soumises à l’IS, au plus tard le 15 mai 2024. »

Rappel des modalités de contrôle du CIR

Demande d’information du MESR et délai de réponse

Le Guide CIR 2023 du MESR rappelle que le remboursement du CIR ne vaut pas validation de celui-ci. Et précise que « sans saisine du MESR, la validation du caractère R&D des travaux n’est pas avérée. »

Le guide indique au sujet de l’instruction par le MESRI sur le fait que :

 « Les services du ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche, avant rédaction de l’avis final, peuvent adresser à la société contrôlée une demande d’informations complémentaires à laquelle celle-ci doit répondre dans un délai de trente jours. Si les éléments fournis par l’entreprise en réponse à cette demande ne permettent pas de mener l’expertise à bien, l’agent chargé du contrôle peut envoyer à l’entreprise contrôlée une seconde demande d’informations à laquelle celle-ci doit répondre dans un délai de trente jours. »

Le précédent guide ne prévoyait pas de délai. Nous vous conseillons d’élaborer votre dossier au fil de l’eau afin d’anticiper ces demandes et respecter ces délais.

Dossier technique à fournir en cas de demande de l’administration fiscale

Le ministère supprime la mention qui prévoyait que les documents techniques pouvaient être rédigés en anglais. Le guide prévoit désormais cette possibilité à titre exceptionnel avec l’accord du MESR, de plus pour les annexes en langue étrangère (contrats par exemple) une traduction pourra être demandée. Ainsi les documents techniques devront être rédigés en français sauf cas exceptionnel.

Ce retrait peut s’expliquer par une volonté de faciliter les traitements des dossiers. Nous noterons cependant que les états de l’art demandés aux entreprises doivent se fonder sur l’intégralité des connaissances internationales.  Il n’est pas impossible que lors de traduction de textes, d’études, d’articles des éléments techniques perdent en clarté voir perdent leurs sens.

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Rencontre et complément d’information

Dans le cadre d’un contrôle fiscal, les services du ministère indiquent qu’ils peuvent organiser une rencontre avec l’entreprise et qu’au préalable le service peut adresser un pré-rapport pour mieux préparer les échanges « et ensuite fournir des compléments d’information. Si au terme de l’expertise scientifique, l’entreprise n’a pas fourni les justificatifs permettant d’apprécier les travaux de R&D et les dépenses qui lui sont consacrées, les agents du MESR constatent que l’affection des dépenses n’est pas justifiée. Un avis définitif, consultatif, sera notifié à l’entreprise ainsi qu’à l’administration fiscale, seule compétente pour en tirer toutes les conséquences utiles. »

Il appartient donc à l’administration une fois l’avis reçu de tirer les conclusion de l’avis du MESR.

Dans son Guide CIR 2023, le ministère « appelle l’attention des entreprises sur la nécessité de décrire scientifiquement l’opération de R&D ». Le guide précise par ailleurs, qu’il ne faut pas s’en tenir à une approche commerciale du projet de l’entreprise ainsi la société devra :

« Identifier et justifier précisément le verrou scientifique ou technique de l’opération de R&D, sa démarche scientifique et les résultats escomptés. Elle décrira par ailleurs le rôle précis de chacun des personnels engagés dans l’opération de R&D ainsi que les matériels et équipements utilisés. »

Quid des rescrits Jeune Entreprise Innovante dans le Guide CIR 2023 ?

Dossier à fournir en cas de rescrit

A propos du dossier, le ministère fait table rase de la précédente énumération que l’on pouvait retrouver en 2022. Dorénavant le ministère « appelle l’attention des entreprises sur la nécessité de décrire scientifiquement l’opération de R&D car elle sera examinée par les experts scientifiques indépendants qu’il mandate. Il ne faut donc pas s’en tenir à une approche commerciale du projet de l’entreprise ». Le guide renvoie ensuite au Bulletin Officiel des Impôts pour obtenir et se conformer au modèle.

Champ d’application

Deux précisions ont fait leur apparition dans le millésime 2023 :

  1. « L’avis scientifique rendu par le MESR dans le cadre du rescrit JEI ne vaut pas validation de tous les travaux que l’entreprise pourrait déclarer au CIR mais uniquement ceux présentés dans sa demande.
  2. Une entreprise peut remplir la condition d’une part minimum de dépenses de recherche 15% et ainsi obtenir le statut JEI sans pouvoir pour autant déclarer du CIR si elle ne réalise pas en interne des dépenses de recherche et développement. »

La première remarque n’est pas sans rappeler l’arrêt de la Cour Administrative d’Appel de Nantes (1ère chambre du 26/05/2023, 21NT03506) où les juges précisent que l’avis favorable de Bercy à l’obtention du statut de JEI ne constitue pas une prise de position formelle sur l’éligibilité des travaux au CIR.  Voir notre précédent article sur le sujet : L’obtention du statut JEI n’assure pas une éligibilité certaine au CIR des travaux réalisés.

Refonte des modalités liées à l’obtention de l’agrément CIR

Cette partie du Guide CIR 2023 a fait l’objet d’une refonte. Le nouveau guide prévoit les modalités attendues pour chaque type de structure (organismes privés, expert individuels, structures particulières, organismes publics).

Il envisage également l’éventualité d’un changement de nom (sans changement de n° de SIREN) de l’organisme. Dans ce cas il faut adresser une demande au MESR en joignant la copie de l’extrait Kbis confirmant le changement de désignation. 

Le guide indique que les organismes qui détiennent un agrément en cours de validité et qui ont fait l’objet d’une fusion, d’absorption, de rachat, ou de transmission universelle du patrimoine (TUP) verront leur agrément devenir caduc.

De plus, le ministère n’envisage plus dans sa nouvelle version la possibilité de faire un transfert d’agrément, il indique simplement que l’agrément est délivré après examen du dossier.

Nous relevons également :

  • Qu’il n’y a pas de calendrier pour les structures particulières.
  • Que l’agrément CIR d’un expert ne lui permet pas de fait d’être agréé au CII.

En parcourant le Guide CIR 2023, nous notons que le ministère met un accent tout particulier sur les moyens humains et matériel. Ainsi un expert individuel qui sollicite un agrément doit démontrer son rôle important et ses capacités de recherche.

Article co-rédigé par :

Sarah CHERFI, Consultante Fiscaliste chez G.A.C Group

Sarah CHERFI

Consultante fiscaliste de l’innovation

Maxime MANCIER, Manager Innovation, expert du dispositif CIR

Maxime MANCIER

Manager Innovation, expert du dispositif CIR

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