Les dépenses de personnel représentent généralement près de 80% de l’assiette du Crédit d’Impôt Recherche. Encore faut-il pouvoir démontrer que les collaborateurs valorisés ont effectivement consacré la quote-part déclarée de leur activité à des opérations de R&D éligibles.
En cas de contrôle, la question ne se limite donc pas à « combien d’heures ont été déclarées ? ». L’administration peut chercher à comprendre comment ces temps ont été déterminés, s’ils sont cohérents avec le temps de travail réel et, surtout, quelles activités ont effectivement été réalisées pendant ces périodes.
The doctrine fiscale prévoit d’ailleurs explicitement que le contrôle du CIR peut porter sur les justificatifs relatifs aux personnes affectées aux projets de recherche, notamment leur qualification et leur temps passé.
Le suivi des temps constitue ainsi une pièce importante de la justification du CIR. Mais un fichier de pointage, aussi détaillé soit-il, ne suffit pas nécessairement à lui seul.
À lire également : notre article Contrôle fiscal CIR : comment se déroule le contrôle et que vérifie l’administration ?
Pourquoi la justification des temps CIR est-elle particulièrement regardée ?
Les retours d’expérience issus des contrôles accompagnés par nos experts montrent une évolution des demandes concernant les dépenses de personnel. Aux justificatifs traditionnellement demandés – fiches et livres de paie, CV, diplômes – peuvent désormais s’ajouter des éléments permettant d’établir plus précisément le rôle de chaque collaborateur dans l’opération de R&D : contrat ou fiche de poste, mais aussi agenda, courriels, notes techniques ou livrables contemporains des travaux.
Le suivi des temps s’inscrit dans cette logique. Lors du contrôle, les temps déclarés peuvent notamment être confrontés aux preuves de l’activité réalisée, aux données RH et au temps de travail réellement disponible. Nos retours d’expérience font également apparaître des interrogations sur les personnes ne disposant pas de pointage, les pointages partiels ou encore les taux de R&D particulièrement élevés ou faibles.
L’objectif est donc de vérifier une chaîne de cohérence : temps déclaré → activité réalisée → opération de R&D → dépense valorisée au CIR.
Un système de pointage des temps est-il obligatoire pour le CIR ?
Le CIR n’impose pas l’utilisation d’un logiciel de suivi des temps particulier. Nos experts rappellent qu’il n’existe pas de mode de preuve unique imposé concernant l’affectation des personnels à la R&D. L’enjeu est avant tout de pouvoir produire des éléments suffisamment cohérents et convaincants pour matérialiser cette affectation.
Cela ne signifie pas que le suivi des temps soit secondaire. Plus la part de personnel valorisée est importante et plus les organisations sont complexes, plus il devient utile de disposer d’une méthode structurée permettant de retrouver l’historique des affectations et d’expliquer la méthode de calcul retenue.
Un suivi effectué au fil de l’eau présente également un autre avantage : il limite les difficultés liées à une reconstitution a posteriori, plusieurs années après la réalisation des travaux.
Que peut vérifier l'administration dans le suivi des temps R&D ?
Les contrôles observés ne portent pas uniquement sur l’existence d’un tableau ou d’un logiciel. Ils peuvent également s’intéresser à la manière dont le processus fonctionne.
Nous identifions notamment trois dimensions : la fiabilité des temps déclarés, the processus de pointage lui-même et les rapprochements avec les autres données disponibles.
La cohérence avec le temps de travail réel
Les temps R&D doivent d’abord être mis en regard du temps effectivement disponible. Les absences, congés, formations ou autres temps hors projet doivent être pris en compte. Un volume d’heures de R&D incohérent avec les données RH disponibles peut naturellement conduire à des demandes complémentaires.
Le même raisonnement s’applique aux collaborateurs au forfait jours : la méthode retenue doit pouvoir être expliquée et rester homogène avec l’organisation réelle du travail.
La cohérence entre les temps pointés et les montants valorisés
Le suivi doit également permettre de retrouver la logique ayant conduit au montant finalement intégré dans l’assiette du CIR.
Si un salarié partage son activité entre R&D et activités courantes, la quote-part retenue doit refléter cette réalité. L’administration peut confronter le temps R&D au temps effectif et questionner les écarts entre les données issues du pointage et celles provenant des systèmes RH.
La réalité des tâches réalisées
C’est probablement le point le plus important : pointer du temps sur un projet R&D ne suffit pas à rendre ce temps éligible au CIR.
L'administration peut chercher à comprendre ce que le collaborateur a effectivement fait pendant cette période. Une phase intitulée « projet X » ou « R&D » est peu informative si elle ne permet pas de distinguer les travaux de recherche des activités de développement courant, de management général, de formation ou d’autres activités hors périmètre.
La justification doit donc progressivement passer d’une logique de simple affectation à une logique de traçabilité des activités.
Peut-on ne pointer que les activités R&D ?
A pointage partiel n’est pas nécessairement problématique en lui-même, à condition que l’entreprise puisse le remettre en perspective avec le temps de travail total.
Prenons un cas simple : un collaborateur consacre environ la moitié de son activité à des opérations de R&D éligibles et l’autre moitié à des tâches courantes. Si le système ne recense que la partie projet, cette donnée doit pouvoir être rapprochée d’une source permettant d’établir son activité totale. La valorisation finale devra rester cohérente avec cette proportion.
Nos experts insistent précisément sur cette logique de cohérence : le pointage partiel peut identifier les temps R&D, mais il faut pouvoir expliquer pourquoi certains collaborateurs ou certains services ne renseignent qu'une partie de leur temps et rapprocher cette donnée du temps total.
In practice, plus le système laisse des zones non documentées, plus l’entreprise devra être capable d’en expliquer la logique.
Quels sont les profils qui nécessitent une vigilance particulière ?
La justification des temps peut devenir plus délicate lorsque les fonctions exercées ne sont pas exclusivement techniques.
C’est notamment le cas des fonctions de direction ou de responsabilitéof certains profils support ou encore des collaborateurs assurant à la fois des activités techniques et du management.
Pour un directeur R&D, par exemple, un taux important de temps valorisé n’est pas automatiquement incohérent. Mais il doit pouvoir être rapproché de son rôle réel, de sa fiche de poste, de la taille de l’équipe qu’il encadre et de la part de ses activités effectivement consacrée aux travaux techniques.
Même problématique pour la gestion de projet. Une distinction doit pouvoir être opérée entre une activité de pilotage technique directement liée à la démarche de R&D et une gestion plus générale des coûts, délais ou ressources.
Ces situations sont susceptibles de donner lieu à des contrôles de cohérence renforcés par l’administration fiscale.
Pour approfondir la question de la participation effective des salariés, nous avons consacré un article spécifique à une jurisprudence récente : CIR : la preuve de l’activité de recherche des salariés doit être précise, individualisée et contemporaine. Cet article insiste sur la nécessité de documenter salarié par salarié le rôle, les travaux réalisés et la période ou quotité d’affectation.
Quelle granularité choisir pour le pointage des temps R&D ?
Un suivi extrêmement détaillé n’est pas nécessairement synonyme d’un suivi plus robuste. Le niveau de granularité doit être suffisamment précis pour distinguer les différents types d’activités, tout en restant compréhensible et cohérent avec le fonctionnement quotidien des équipes.
Une structuration peut par exemple permettre d’identifier les temps par projet puis par grandes phases : étude ou travaux R&D, pilotage technique, autres phases projet, formation ou absences. Nos expertes soulignent que plus la granularité est fine, plus les catégories créées doivent pouvoir être expliquées.
Un intitulé générique comme « pilotage », par exemple, peut lui-même ouvrir une discussion : s’agit-il de pilotage technique indispensable à l’opération de R&D ou de management général du projet ?
La bonne granularité est donc celle qui permet de restituer fidèlement l’activité sans créer artificiellement une complexité impossible à justifier.
Quelles preuves conserver en complément du suivi des temps ?
Le pointage gagne en force lorsqu’il peut être rapproché d’éléments produits au moment des travaux. Il peut s’agir notamment d’agendas faisant apparaître des réunions techniques, de comptes rendusof courrielsof notes de rechercheof résultats d’essais ou de livrables auxquels le collaborateur a effectivement contribué.
Nos retours d’expérience de contrôles fiscaux font apparaître une demande croissante pour ce type de preuves historiques, permettant de remonter à l’année au titre de laquelle la dépense a été déclarée.
L’objectif n’est pas d’archiver sans discernement l’ensemble de la production documentaire de l’entreprise. Il est de pouvoir relier les principales contributions individuelles aux opérations déclarées. C’est également pour cette raison que le dossier justificatif ne devrait pas être constitué uniquement au moment de la déclaration : la mémoire du projet et de la contribution des équipes se construit pendant les travaux.
À lire prochainement : Dossier justificatif CIR : comment constituer des preuves solides ?
Comment structurer un suivi des temps CIR robuste ?
Une organisation efficace peut reposer sur six principes :
Définir clairement les projets et activités suivis, en distinguant R&D et activités hors périmètre.
Choisir une granularité adaptée à l’organisation : projet, phase ou type d’activité lorsque cela apporte une information réellement utile.
Prévoir les temps hors projet, notamment absences, formation ou management général, afin de disposer d’une vision cohérente de l’activité.
Mettre en place un processus de validation, par exemple par le responsable projet ou le manager.
Rapprocher régulièrement le suivi des données RH, plutôt que d’attendre la préparation de la déclaration annuelle.
Conserver les éléments techniques permettant d’étayer les temps déclarés, en particulier pour les profils ou taux d’affectation susceptibles d’être questionnés.
Ces principes reprennent la logique la plus sécurisée partagée par nos experts : anticipation, cohérence, capitalisation documentaire, suivi des temps et processus de validation.
Suivi des temps CIR : l'outil ne remplace pas la méthode
Un outil peut fortement faciliter la collecte et la conservation des informations, mais il ne sécurise pas à lui seul le CIR. Son paramétrage doit refléter l’organisation de l’entreprise et la réalité des projets.
Il doit notamment être possible d’identifier les absences, les temps hors projet et, lorsque cela est pertinent, les différentes phases des projets. Le processus de saisie et de validation doit également être suffisamment clair pour pouvoir être expliqué. Cette organisation est un moyen de restituer plus facilement la contribution individuelle des collaborateurs et de conserver un historique exploitable.
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La gestion des dépenses de personnel et la justification des temps font partie des sujets abordés dans notre formation « Sécuriser et piloter son CIR / CII », aux côtés de la qualification des projets, du dossier technique et financier et de la préparation au contrôle fiscal.
Découvrir la formation CIR/CIIVos pratiques de suivi des temps résisteraient-elles à un contrôle ?
La fiabilité du suivi repose moins sur la quantité de données collectées que sur leur cohérence avec les activités, les projets, les données RH et les dépenses finalement déclarées.
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Make an appointment with our expertsFAQ — Justification des temps CIR
Le suivi des temps est-il obligatoire pour bénéficier du CIR ?
Aucun logiciel ou format de pointage unique n’est imposé. En revanche, l’entreprise doit pouvoir justifier l’affectation des dépenses de personnel aux opérations de recherche. Dans le cadre du contrôle du CIR, les justificatifs demandés peuvent explicitement concerner la qualification des personnels et le temps passé sur les projets.
Un fichier Excel suffit-il pour justifier les temps R&D ?
La nature de l’outil n’est pas le seul critère. Un tableur peut constituer un élément de suivi, mais sa force dépend de la régularité des saisies, de la méthode retenue, du processus de validation et de sa cohérence avec les données RH et les preuves de l’activité réalisée.
Peut-on reconstituer les temps R&D en fin d’année ?
Une reconstitution n’est pas nécessairement dépourvue de valeur, mais elle peut être plus difficile à défendre si elle ne repose pas sur des éléments contemporains des travaux. La documentation individualisée et contemporaine a justement constitué un élément déterminant pour apprécier la réalité de la participation des salariés.
Peut-on valoriser un salarié qui ne pointe qu’une partie de son activité ?
Un pointage partiel peut être exploitable si l’entreprise est capable d’expliquer la méthode utilisée et de remettre les temps R&D en perspective avec le temps de travail total. La quote-part finalement valorisée doit rester cohérente avec l’activité réellement exercée.
Faut-il détailler les temps CIR tâche par tâche ?
Pas nécessairement. Une granularité plus fine peut améliorer la traçabilité, mais elle doit rester pertinente et explicable. Le niveau de détail doit surtout permettre de différencier les travaux relevant de la R&D des autres activités et de restituer le rôle du collaborateur dans le projet.
Les temps des directeurs ou managers peuvent-ils être valorisés au CIR ?
La fonction ou le titre ne suffit pas, à lui seul, à déterminer l’éligibilité. Il faut examiner les activités réellement exercées et pouvoir distinguer les contributions techniques aux opérations de R&D des activités générales de management ou de pilotage.
Pour aller plus loin : retrouvez notre webinar dédié au contrôle fiscal
Le suivi des temps et les dépenses de personnel ont fait l’objet d’un focus spécifique lors de notre webinar « Contrôle fiscal CIR, CII, IP Box : comment sécuriser vos dispositifs face au durcissement des contrôles ? ». Nos experts y présentent notamment les contrôles de cohérence observés et les évolutions des justificatifs demandés.
Article rédigé par Agathe Courteille, Responsable Marketing des offres Innovation chez G.A.C. Group, à partir des retours d’expérience et analyses de François-Xavier Pic, Responsable Juriste Fiscaliste, et Maxime Mancier, Consultant expert en fiscalité de l’innovation.
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Pourquoi la justification des temps CIR est-elle particulièrement regardée ?
Un système de pointage des temps est-il obligatoire pour le CIR ?
Que peut vérifier l'administration dans le suivi des temps R&D ?
Peut-on ne pointer que les activités R&D ?
Quels sont les profils qui nécessitent une vigilance particulière ?
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